In der Zusammenarbeit lag der Fokus darauf, die Mitarbeitenden sicherer und selbstständiger im Umgang mit KI zu machen. Statt nur einzelne Vorlagen bereitzustellen, wurde vermittelt, wie KI im Arbeitsalltag sinnvoll eingesetzt wird, wie gute Prompts aufgebaut sind und wie Ergebnisse richtig geprüft und weiterverwendet werden. Die Mitarbeitenden lernten, KI flexibel für unterschiedliche Aufgaben zu nutzen – zum Beispiel für Formulierungen, Strukturierungen, fachliche Vorbereitungen, Protokolle, Berichte oder interne Abstimmungen. Dadurch entsteht nicht nur ein einzelner Anwendungsfall, sondern ein besseres Grundverständnis dafür, wann KI hilft, wo ihre Grenzen liegen und wie man sie im Büroalltag produktiv einsetzt.

Aus einer zunächst sporadischen KI-Nutzung entwickelte sich ein klarer Bürostandard für das gesamte TGA-Team. Anstatt dass jede Mitarbeitende und jeder Mitarbeitende eigene Prompts ausprobiert, wurden die wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben in einfache KI-gestützte Abläufe überführt – von Protokollen über Plan- und Schemaprüfungen bis hin zu Berechnungen, Dokumentenprüfungen und Erläuterungsberichten. Dadurch kann das Team effizienter arbeiten, typische Fehler früher erkennen und Ergebnisse einheitlicher vorbereiten.

Aus einer Vielzahl täglicher Rückfragen, wiederkehrender Sonderfälle und zeitintensiver Dokumentationsaufgaben entstand ein strukturierter Kanzleialltag mit klaren KI-gestützten Arbeitsabläufen. Anstatt Fachwissen immer wieder neu zusammenzutragen oder identische Aufgaben manuell zu bearbeiten, wurden zentrale Prozesse standardisiert und das Kanzleiwissen strukturiert aufbereitet. Dadurch reduziert sich der Abstimmungsaufwand im Team spürbar, Mitarbeitende gewinnen täglich wertvolle Zeit und können sich stärker auf die individuelle Beratung ihrer Mandanten konzentrieren.

Aus einem hohen Abstimmungsaufwand zwischen Konstruktion, Projektleitung und Dokumentation entstand ein strukturierter Projektalltag mit klaren KI-gestützten Arbeitsabläufen. Technische Informationen werden heute gezielt aufbereitet und wiederkehrende Abstimmungen sinnvoll unterstützt, sodass alle Beteiligten schneller auf relevante Informationen zugreifen können. Dadurch reduzieren sich Abstimmungsschleifen spürbar, Projekte laufen effizienter und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter gewinnt im Durchschnitt rund 45 Minuten Arbeitszeit pro Tag.